PUBLIZIEREN MIT OJS

Diese Dokumentation bietet Ihnen einen ersten Überblick über den OJS-Redaktionsworkflow und die Konfigurationsmöglichkeiten der Software. Die Gliederung folgt dem Aufbau der Software und orientiert sich an der Version 3.3.0.8. Die komplette Dokumentation finden Sie unter Learning OJS 3. 

 

OJS-Workflow

 

Einreichung Redakteur*innen werden über eine Beitragseinreichung informiert und können die Beitragsdateien einer ersten Vorprüfung unterziehen, um dann eine von drei redaktionellen Entscheidungen zu treffen: 
  • Zur Begutachtung senden
  • An Lektorat senden
  • Einreichung ablehnen
Im Diskussionsbereich können Redakteur*innen miteinander und mit dem/der Autor* in Kontakt treten, z.B. um Rückfragen zu klären.
 
 
Begutachtung
Im Rahmen der Begutachtung haben Redakteur*innen die Möglichkeit, Gutachter*innen anzufragen, Fälligkeitsdaten zuzuweisen und den Status der Begutachtung zu überwachen. Bei Bedarf können weitere Rubrikenredakteur*innen hinzugezogen werden. Außerdem können Redakteur*innen im Diskussionsbereich mit Gutachter*innen und Autor*innen in Kontakt treten. 
 
Das eigentliche Begutachtungsverfahren beginnt standardmäßig in Runde 1 und kann über beliebig viele Begutachtungsrunden fortgesetzt werden. Jede Begutachtungsrunde wird in einem eigenen Formular organisiert, das in Abschnitte für die Verwaltung von Begutachtungsdateien, Gutachter*innen, Gutachten und Überarbeitungen sowie in Abschnitte für Diskussionen und Teilnehmer*innen untergliedert ist. Redakteur*innen können in jeder Begutachtungsrunde eine von mehreren redaktionellen Entscheidungen treffen, die der/dem Autor*in automatisch per E-Mail mitgeteilt werden:
  • Überarbeitungen anfordern
  • Erneut zur Begutachtung senden
  • An Lektorat senden
  • Einreichung ablehnen

 
Lektorat
In der Lektoratsphase erfolgt die redaktionelle Bearbeitung der (begutachteten) Entwurfsdateien. Die entsprechenden Dateien werden außerhalb von OJS bearbeitet und zur Publikation hochgeladen. Die Software selbst enthält keinen internen Editor oder Authoring-Werkzeuge. Redakteur*innen und Lektor*innen können im Diskussionsbereich mit den Autor*innen korrespondieren --  um z.B. Informationen anzufordern oder die Genehmigung für Änderungen einzuholen. Die extern bearbeiteten Dateien werden hochgeladen und im nächsten Schritt an die Produktion weitergeleitet. 
 
 
Produktion  In der Produktionsphase werden die finalen Veröffentlichungsdateien, die so genannten Druckfahnen, vorbereitet und erstellt. Redakteur*innen können bei Bedarf Layouter*innen und Produktionsassistent*innen hinzuziehen und sich im Diskussionsbereich mit ihnen austauschen. Sobald die produktionsfertigen Dateien in publikationsfertige Druckfahnen umgewandelt wurden, können Redakteur*innen über die Schaltfläche > Zeitplan für die Veröffentlichung < vom Workflow-Panel zur Registerkarte > Veröffentlichung < wechseln. 

 
Veröffentlichung Unter Veröffentlichung können Redakteur*innen die Druckfahnen hochladen, Metadaten überprüfen und bearbeiten, Berechtigungen festlegen und ändern sowie Beiträge einer Ausgabe zuordnen.
 
Erstellen einer neuen Artikelversion 
Beim Erstellen einer neuen Artikelversion wird ein neues Formular mit Feldern für die Metadaten und die Druckfahnen geöffnet, das eine exakte Kopie des veröffentlichten Inhalts darstellt. Alle Versionen werden beibehalten und sind in der Artikelansicht und über die Registerkarte > Veröffentlichung < zugänglich.

Zurückziehen eines Artikels 
Durch Zurückziehen einer Veröffentlichung wird der Artikel aus der geplanten Ausgabe entfernt.

 

 

OJS-Setup 

 

Zeitschrift In den Zeitschrifteneinstellungen werden die Schlüsselinformationen der Zeitschrift hinterlegt - Impressum, Redaktionsteam, Kontaktinformationen, Rubriken und Kategorien für veröffentlichte Inhalte. 

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Impressum 
Das Impressum beinhaltet neben dem Zeitschriftenname und -kürzel, die ISSN (print und/oder elektronisch), die Zeitschriftenbeschreibung und Angaben zum Redaktionsteam.

Kontakt
Hier werden die Kontaktdaten des Hauptansprechpartners und des technischen Supports hinterlegt. Der Hauptkontakt ist zugleich Absender und Empfänger für einige der automatisch versendeten E-Mails.

Rubriken 
Rubriken können individuell definiert werden und für jede Rubrik können eigene Rubrikenrichtlinien (z.B. Einreichungsanforderungen) ergänzt werden. Darüber hinaus kann ein Word Count für Abstracts festgelegt werden.

Kategorien 
Kategorien bieten eine weitere Möglichkeit, Artikel nach Themen zu organisieren. Die Kategorien erscheinen in der Seitenleiste als Browse-Block der Zeitschriftenwebsite.

 

Website In den Website-Einstellungen wird das Erscheinungsbild der Zeitschrift konfiguriert, die Inhalte der Zeitschriftenwebsite eingerichtet, Sprach- und Archivierungseinstellungen festgelegt und Plugins aktiviert.

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Grafisches Thema 
Auf Basis von unterschiedlichen Themes kann das Gesamtdesign der Website angepasst werden. Bei einigen Themes kann das Farbschema der Website verändert werden. Sollen Schriftarten, einzelne Farben oder Design-Elemente verändert werden, müssen eigene Formatvorlagen (CSS-Stylesheets) hochgeladen werden. 
 
Einrichtung
Hier können Bilder (Logo, Thumbnail, Startseitengrafik) hochgeladen und die Inhalte für die Fuß- und Seitenleiste konfiguriert werden. In der Seitenleiste können verschiedene (benutzerdefinierte) Blöcke eingebunden werden.

Advanced
In diesem Bereich kann das Favicon und das CSS-Stylesheet (eigene Formatvorlage) hochgeladen werden. Das Favicon erscheint unter anderem in der Lesezeichenliste und neben den Titeln der Registerkarten.

Informationen
Im Informationen-Block können gezielt Informationen für bestimmte Personengruppen (z.B. Leser*innen, Autor*innen) veröffentlicht werden. Der Block erscheint in der Seitenleiste, wenn er aktiviert ist. 

Sprachen 
OJS ist mehrsprachig. Sprachen können für Benutzeroberfläche, Formulare und Beiträge einzeln aktiviert werden. Das primäre Gebietsschema ist die Sprache, in der die Website den Nutzer*innen zuerst angezeigt wird. Sind mehrere Sprachen für die Benutzeroberfläche aktiviert, wird der Sprachen-Block aktiviert, wodurch die Umschaltung in eine andere Sprache möglich ist.

Navigationsmenüs 
Unter diesem Punkt werden das User-Menu (Anmelden, Login, Profil etc.) und das Primärmenü (z.B. Ausgaben, Archiv) konfiguriert. 

Mitteilungen
Auf der Website können Ankündigungen und andere Mitteilungsarten eingebunden werden.

Listen
In den Listen-Einstellungen wird festgelegt, wie viele Elemente pro Seite angezeigt werden sollen.

Datenschutz
Hier wird die Datenschutzerklärung eingegeben.

Datum und Uhrzeit
Das Format der Datums- und Zeitanzeige ist konfigurierbar. Bei mehrsprachigen Zeitschriften sind unterschiedliche Konfigurationen für verschiedene Sprachen möglich.

Plugins 
Plugins erweitern die Funktionalität von OJS und ermöglichen die Interaktion mit externen Tools und Diensten. Vorinstallierte Plugins können aktiviert und konfiguriert werden. Zudem können zusätzliche Plugins aus der Plugin-Galerie installieren werden. Info: About Plugins (sfu.ca) https://docs.pkp.sfu.ca/plugin-inventory/en/#inventory

 

Workflow OJS bietet zahlreiche Funktionen und Einstellungen für den optimalen Ablauf des Redaktionsworkflows, einschließlich Dateiverwaltung, Einreichungsrichtlinien, Fristen und Richtlinien für Gutachten, E-Mail-Benachrichtigungen und vieles mehr.
 
 
 
Einreichung
Einreichungen deaktivieren
Die Beitragseinreichung kann für die gesamte Zeitschrift oder für eine bestimmte Rubrik deaktiviert werden. Auf der Zeitschriftenwebsite wird dann eine entsprechende Benachrichtigung angezeigt.
 
Metadaten
Hier wird festgelegt, welche Arten von Metadaten während des
Einreichungsprozesses erfasst werden, z. B. Stichwörter und Referenzen. Aktivierte Metadatenfelder haben für jede Einreichung Gültigkeit. Wenn zusätzlich das Einreichungsformular aktiviert wird, werden Autor*innen bei jeder Beitragseinreichung aufgefordert, die Metadaten wie ausgewählt anzugeben.
 
Komponenten
Komponenten sind bestimmte Dateitypen, die ergänzend zu einer Beitragseinreichung hochgeladen werden können. OJS verfügt über einige vordefinierte Standardkomponenten (z.B. Tabellen, Multimedia, Transkriptionen). Diese können bearbeitet, gelöscht oder als ergänzend oder abhängig konfiguriert werden, was wiederum bestimmt, ob und wie sie veröffentlicht werden.
 
Checkliste
Wenn eine Checkliste angelegt wurde, erscheint diese bei der Beitragseinreichung: Autor*innen müssen dann anhand der Checkliste die Übereinstimmung ihres Beitrags Punkt für Punkt mit den angegebenen Vorgaben abgleichen. In der Regel werden hier formale Anforderungen (Schriftgröße, Zeilenabstand, Dokumentformat etc.) angegeben.
 
Autor*innenrichtlinien
Freitextfeld für die Autor*innenrichtlinien.  
 
 
 
Begutachtung
 
Standard-Reviewmodus
Der Standard-Reviewmodus ist double-blind, single-blind oder offen. Die Standardeinstellung kann für Gutachtenanfragen individuell geändert werden.
 
Eingeschränkter Dateizugriff  
Ist der eingeschränkte Dateizugriff aktiviert, erhalten Gutachter*innen erst Zugriff auf die jeweilige Beitragsdatei, wenn der Anfrage zur Begutachtung zugestimmt wurde.
 
Ein-Klick-Zugang für Gutachter*innen  
Wenn der Ein-Klick-Zugriff aktiviert ist, enthält die Einladungs-E-Mail an die Gutachter*innen eine URL, die direkt auf die Seite für die Beitragsbegutachtung führt.
 
Standardfrist für Antwort auf Begutachtungsanfrage
Die Standardfrist für Beantwortung der Begutachtungsanfrage kann individuell festgelegt werden.
 
Standardfrist für Fertigstellung
Die Standardfrist für die Fertigstellung des Gutachtens kann individuell festgelegt werden. 
 
Begutachtungsrichtlinien
Freitextfeld für Begutachtungsrichtlinien
 
Interessenkonflikte

Freitextfeld für Interessenkonflikte

Begutachtungsformulare 
Eigens angelegte Begutachtungsformulare können für jede Gutachtenanfrage individuell ausgewählt und mitversendet werden. 

 
 
 
Bibliothek
 
Die Redaktionsbibliothek ist ein Archiv für die Ablage und den schnellen Austausch gemeinsamer Dateien, wie z.B. Autorenverträge und Freigabeformulare oder Marketingmaterialien.
 
 
 
E-Mails
 
OJS bietet zahlreiche E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation der am Workflow beteiligten Personen. Die vordefinierten E-Mail-Vorlagen können individuell angepasst werden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eigene E-Mail-Vorlagen zu erstellen. Es werden optionale und nicht-optionale E-Mail-Vorlagen unterschieden. Optionale E-Mail-Vorlagen können bei Bedarf deaktiviert werden. In der Ausgangskonfiguration von OJS sind alle E-Mail-Vorlagen aktiviert.

 

Vertrieb In den Vertriebseinstellungen werden die Zugriffs- und Nutzungsrechte der Zeitschrifteninhalte festgelegt.
 
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Lizenz
Unter Lizenz werden das Copyright und die Berechtigungen auf Zeitschriftenebene konfiguriert. Es ist möglich, Informationen zum Copyright und zu den Nutzungsrechten sowohl auf Artikel- und Ausgabenebene einzubinden. Das Copyright identifiziert den Autor oder Inhaber des Copyrights für ein veröffentlichtes Werk. Die Lizenz bestimmt die Nutzungsrechte für das veröffentlichte Werk.
 
Suchmaschinenindexierung
Die hier eingegebenen Informationen helfen Suchmaschinen und offenen Indizes, Ihre Inhalte zu finden.
 
Open Achrives Initiative (OAI)
Über das OAI-Plugin (Open Archives Initiative) können Metadaten für Indizierungsservices von Dritten zur Verfügung gestellt werden.
 
Archivierung
Über OJS können Zeitschrifteninhalte automatisch in einem LOCKSS-Netzwerk archiviert werden. Außerdem werden Beiträge über das DNB-Plugin automatisch zur Langzeitarchivierung an die Deutsche Nationalbibliothek gesendet.
 
Zugang
Die Standardeinstellung für den Zugang ist Open Access. Die Einstellung kann geändert werden, wenn Zeitschriften einige oder alle Inhalte über ein Abonnement anbieten oder ihre Inhalte auf einer anderen Website als OJS veröffentlichen.  
 
Zahlungen
Bei der Abwicklung von Abonnements oder APCs stehen unterschiedlichen Zahlungsmethoden und Währungen zur Verfügung.

 

Rollen-
management		 Über das Rollenmanagement wird geregelt, wer auf was im redaktionellen Workflow zugreifen kann. OJS bietet einige vordefinierte Standardrollen, die bearbeitet, entfernt oder ergänzt werden können. Jede Rolle hat eine von mehreren Berechtigungsstufen und kann analog dazu bestimmte Aktionen im System durchführen:

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Autor*innen können neue Beiträge einreichen.

Gutachter*innen haben Zugriff auf die ihnen zugewiesenen Begutachtungsdateien.

Leser*innen können, wie alle anderen Benutzertypen auch, auf die Website zugreifen. Alle Benutzer*innen haben diese Möglichkeit.

Zeitschriftenmanager*innen haben Zugriff auf den gesamten Redaktionsworkflow sowie auf die meisten Einstellungen.

Rubrikenredakteur*innen und Zeitschriftenassistent*innen können nur auf die Teile des Redaktionsworkflows zugreifen, die ihrer Rolle zugeordnet sind (siehe unten).

Zusätzlich zu den Berechtigungsstufen können einige Rollen auf bestimmte Abschnitte des Redaktionsworkflows beschränkt werden. Dies ist nützlich für professionelle Assistenten, wie z.B. Redakteur*innen oder Layouter,*innen, die während einer oder zwei Phasen des Arbeitsablaufs involviert sind.
 
 

 

Stand: 04|2023