Schutz personenbezogener Daten
Die Universität zu Köln nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir möchten, dass Sie wissen, wann wir welche Daten speichern und wie wir sie verwenden, wenn Sie den Internetauftritt der Universität zu Köln benutzen. Personenbezogene Daten werden auf diesem Server der Universität (https://journals.ub.uni-koeln.de) nur in notwendigem Umfang erhoben.
Die nachfolgende Erklärung gemäß Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie wir diesen Schutz gewährleisten und welche Art von Daten zu welchem Zweck erhoben werden.
Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen und Nutzerverhalten (Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen gemäß Art. 4 Abs. 1 DSGVO).
Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist:
Universität zu Köln
Körperschaft öffentlichen Rechts
vertreten durch den Rektor
Albertus-Magnus-Platz
50923 Köln
Tel.: 0221 / 470-0
E-Mail: online-redaktion(at)uni-koeln.de
Unsere:n Datenschutzbeauftragte:n erreichen Sie unter:
Datenschutzbeauftragter der Universität zu Köln
Albertus-Magnus-Platz
50923 Köln
Tel.: 0221 / 470-3872 E-Mail: dsb(at)verw.uni-koeln.de,
Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen beantworten zu können. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Ihre Rechte
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen ein Recht, von uns unentgeltliche Auskunft oder Bestätigung über die zu ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
Darüber hinaus besteht ein Recht auf unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten oder Löschung, oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung. (Jedoch ist die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht insoweit folglich keine Widerspruchsmöglichkeit.)
Eine datenschutzrechtliche Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann jederzeit widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Es besteht das Recht, die personenbezogenen Daten, welche durch die betroffene Person bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und an andere Verantwortliche zu übermitteln.
Wir möchten Ihnen jederzeit Rede und Antwort bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Wenn Sie wissen möchten, welche Daten wir zu Ihrer Person oder zu Ihrem Pseudonym speichern, oder Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von Webauftritten der Universität zu Köln haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte, oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte jederzeit an uns, gerne auch über unsere Kontaktadresse webmaster(at)uni-koeln.de. Bei der Kommunikation per E-Mail kann allerdings die vollständige Datensicherheit von uns nicht gewährleistet werden, so dass wir Ihnen bei vertraulichen Informationen den Postweg empfehlen.
Daneben kann unbeschadet eines anderweitigen administrativen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs Beschwerde bei einer mitgliedstaatlichen Aufsichtsbehörde erhoben werden, wenn Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten bestehen. Die für die Universität zu Köln zuständige Aufsichtsbehörde ist die
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de
Erhebung personenbezogener Daten
Protokolle des Web-Servers
Bei der bloß informatorischen Nutzung der Website, wenn Sie sich also nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die zur Ansicht und zur Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit unserer Website technisch erforderlich sind:
- Browsertyp und -version
- Rechnername oder IP-Adresse des zugreifenden Rechners
- Datum und Uhrzeit der Anfrage
- angefragte Web-Seite
- Web-Seite, von der die Anforderung kommt
- Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
- jeweils übertragene Datenmenge
Diese Daten können keinen bestimmten Personen zugeordnet werden. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, denn es besteht ein berechtigtes Interesse der Universität zu Köln zur Erkennung und Beseitigung von Störungen sowie zur Seitenoptimierung.
Nutzeraccount (als Autor:in oder Gutachter:in)
Wenn Sie Artikel einreichen oder begutachten möchten, müssen Sie sich zunächst als Autor:in oder Gutachter:in registrieren. Mindestens erforderlich für die Registrierung sind:
- Vorname und Name
- Institution
- Land
- E-Mail-Adresse
- Nutzername und Passwort
Diese Daten werden elektronisch gespeichert und ausschließlich für die in diesen Datenschutzhinweisen genannten Zwecke verwendet.
Ihre Nutzerdaten erlauben die redaktionelle Kommunikation zwischen Autor:innen, Redakteur:innen und Gutachter:innen. Bitte beachten Sie, dass während des redaktionellen Prozesses weitere Daten gespeichert und verarbeitet werden. Diese Daten sind beispielsweise:
- eingereichte Dokumente
- Ereignisse (Ereignis Protokoll)
- Entscheidungen (beispielsweise Gutachter:innen Empfehlungen)
- E-Mails (E-Mail Protokoll)
Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten für die in diesen Datenschutzhinweisen genannten Zwecke ist Ihre ausdrückliche Einwilligung hierzu (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Zustimmung können Sie jederzeit widerrufen. Ihr späterer Widerruf ändert nicht die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die bis dahin auf der Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt ist.
Die eingegebenen Informationen werden nicht automatisch gelöscht, wenn Sie Ihre Registrierung nicht bestätigen. Um Ihren Account vollständig zu löschen, kontaktieren Sie bitte die Herausgeber.
Mit Ihrer Zustimmung während der Registrierung, über Veröffentlichungen und Ankündigungen benachrichtigt zu werden, geben Sie eine separate Einwilligung ab zur Aufnahme in unsere Mailingliste (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie haben das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Ihr späterer Widerruf ändert nicht die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die bis dahin auf der Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt ist.
Autor:innen werden gegebenenfalls gebeten, Namen und E-Mail-Adresse Ihrer Co-Autor:innen anzugeben. Wenn Sie diese Daten angeben, erklären Sie damit, dass Sie die Einwilligung zur Datenverarbeitung von Ihren Co-Autor:innen erhalten haben.
Co-Autor:innen haben kein eigenes Nutzerkonto. Sie werden während des redaktionellen Prozesses durch die Redakteur:innen jedoch benachrichtigt, wenn ein Artikel eingereicht ist, eine redaktionelle Entscheidung erfolgt ist, ein Artikel veröffentlicht wurde, oder ein Fehlverhalten vermutet wird. Die Namen von Autor:innen und Co-Autor:innen sowie ihre institutionelle Zugehörigkeit werden zusammen mit ihren veröffentlichten Artikeln auf der Website angezeigt. E-Mail-Adressen werden nicht auf der Website veröffentlicht. Kontaktdaten können sich aber auf dem herunterladbaren Artikel befinden, soweit der/die Autor:in dem zugestimmt hat. Die oben genannten Rechte bezüglich personenbezogener Daten gelten auch für den/die Co-Autor:in.
Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte und Löschung personenbezogener Daten
Die Herausgeber:innen nutzen die gespeicherten Daten zur Verbesserung des Veröffentlichungsprozesses und der Qualität der Veröffentlichungen.
Darüber hinaus werden Daten, die zur Weiterentwicklung unserer Veröffentlichungssoftware (Open Journal Systems) dienen können, mit dessen Entwickler geteilt, dem Public Knowledge Project (PKP). Diese Daten sind, von wenigen Ausnahmen wie Artikel Metriken abgesehen, anonymisiert und aggregiert.
Metadaten veröffentlichter Artikel, einschließlich der Namen von Autor:innen, werden mit Dritten geteilt zum Zwecke der DOI Registrierung und der Indexierung der veröffentlichten Inhalte in wissenschaftlichen Datenbanken wie DOAJ, DNB und anderen. Abgesehen davon werden persönliche Daten nicht geteilt, noch werden sie für andere Zwecke als die oben angegebenen verwendet.
Für die in diesen Datenschutzhinweisen genannten Zwecke werden Daten gespeichert. Sie werden gelöscht, wenn die ihre Speicherung für die oben genannten Zwecke nicht länger nötig ist (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO).